Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz deiner Personendaten ernst. Diese Erklärung informiert dich in klarer Sprache darüber, welche Daten wir bearbeiten, zu welchem Zweck, an wen wir sie gegebenenfalls weitergeben und welche Rechte du hast. Grundlage ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des revDSG ist:

Vertretio
Toygar Türkmen
8964 Rudolfstetten, Schweiz
E-Mail: info@vertretio.ch

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, die unsere Webseite unter vertretio.ch (inkl. schulspezifischer Subdomains) besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder die Vertretio-Plattform nutzen. Wir unterscheiden dabei zwischen:

• Besuchende der Webseite, die sich ohne Login über unser Angebot informieren
• Lehrpersonen, die als Nutzerinnen und Nutzer eines Schul-Accounts mit der Plattform arbeiten
• Schul-Administrationen, die als Vertragspartner einer Schule die Plattform für ihre Lehrpersonen einrichten

Die Verantwortung für Personendaten innerhalb eines Schul-Accounts (Lehrpersonen-Stammdaten, Krankmeldungen, Vertretungen) liegt bei der jeweiligen Schule als Verantwortlicher. Vertretio bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 revDSG.

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Beim Besuch der Webseite

Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch notwendige Daten automatisch erfasst und vorübergehend gespeichert:

• IP-Adresse (gekürzt, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Verweisende Webseite (Referrer)

Diese Daten sind erforderlich, um die Webseite auszuliefern und ihre Stabilität sowie Sicherheit zu gewährleisten.

3.2 Bei der Nutzung der Plattform

Wenn du als Lehrperson oder Schul-Admin in Vertretio eingeloggt bist, bearbeiten wir folgende Personendaten:

• Account-Daten: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Vor- und Nachname, Lehrerkürzel
• Berufliche Daten: Schule, Rolle (Lehrperson, Springer, Assistenz), unterrichtete Fächer, Klassen, Räume, Stundenplan-Lektionen
• Verfügbarkeiten: Zeitslots, in denen du als Vertretung einspringen kannst
• Krank- und Abwesenheitsmeldungen: Datum, Zeitraum, betroffene Lektionen, Status (ohne medizinische Diagnose)
• Vertretungs-Zuteilungen: Wer welche Lektion für wen übernimmt, mit Status (offen, akzeptiert, abgelehnt)
• Langzeitabwesenheiten: Beginn, Ende, Typ (z. B. Langzeitkrankheit, Mutterschaft/Vaterschaft, Unfall, Weiterbildung, Beurlaubung), Pensum, optionale Nachricht an die Schulleitung
• Dokumente: Bei Langzeitabwesenheiten können Dokumente hochgeladen werden (z. B. Kantonsformulare, Stelleninserate). Diese werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
• Benachrichtigungs-Einstellungen: Ob du per E-Mail über Vertretungsanfragen informiert werden möchtest
• Push-Token: Optional, für Benachrichtigungen in der iOS-App

3.3 Beim Stundenplan-Import

Wenn ein Schul-Admin Stundenpläne hochlädt, werden je nach gewählter Methode folgende Daten bearbeitet:

• Untis GPU-Dateien (GPU001.TXT, GPU004.TXT): Werden auf unserem Server geparst und in strukturierter Form in die Datenbank übernommen. Die Originaldateien werden nach der Verarbeitung nicht langfristig gespeichert.
• PDF-Stundenpläne (KI-Analyse): PDFs werden zur Texterkennung an einen externen KI-Dienstleister übermittelt (siehe Abschnitt 5). Die PDFs selbst werden nach der Analyse gelöscht.

Wir empfehlen Schulen, die Untis GPU-Import-Methode zu nutzen, da dabei keine Daten an externe KI-Dienste übermittelt werden.

3.4 Bei der Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, bearbeiten wir die von dir mitgeteilten Angaben (Name, E-Mail, Inhalt der Nachricht) ausschliesslich zur Beantwortung deiner Anfrage.

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Vertretio-Plattform für Schulen
• Authentifizierung von Lehrpersonen und Schul-Administrationen
• Automatisierte Vermittlung von Vertretungen bei Abwesenheiten («Puzzle-Matching»)
• Verwaltung von Stundenplänen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
• Versand von Benachrichtigungen bei Vertretungsanfragen (per E-Mail und Push)
• Verwaltung von Langzeitabwesenheiten und zugehörigen Dokumenten
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit unserer Systeme
• Beantwortung von Anfragen und Support
• Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten

Eine Bearbeitung zu Werbezwecken oder eine Weitergabe an Dritte zu Marketing-Zwecken findet nicht statt.

5. Hosting und technische Dienstleister

Für den Betrieb unserer Plattform setzen wir spezialisierte Auftragsbearbeiter ein. Mit allen wurden die nach revDSG erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung geschlossen.

5.1 Hosting der Anwendung

Die Vertretio-Webseite und die Serverless-Funktionen werden gehostet bei Vercel, mit Serverstandort in Deutschland. Vercel verarbeitet beim Aufruf technische Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL) zur Auslieferung der Inhalte und zum Schutz vor Angriffen.

5.2 Datenbank und Authentifizierung

Sämtliche Anwendungsdaten (Lehrpersonen, Stundenpläne, Krankmeldungen, Vertretungen) sowie die Authentifizierung werden bei Supabase mit Serverstandort in Zürich, Schweiz, gespeichert und verarbeitet. Der Zugriff auf die Datenbank ist durch strikte Berechtigungsregeln (Row Level Security) abgesichert: Lehrpersonen sehen ausschliesslich ihre eigenen Daten, Schul-Administrationen die Daten ihrer eigenen Schule. Ein Zugriff anderer Schulen ist technisch ausgeschlossen.

5.3 KI-gestützte Stundenplan-Analyse

Für die optionale Analyse von hochgeladenen PDF-Stundenplänen nutzen wir die API von Anthropic PBC (USA). Gemäss den vertraglichen Bedingungen mit Anthropic werden API-Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach kurzer Zeit gelöscht.

5.4 Versand von E-Mails

Für den Versand von Transaktions-E-Mails (z. B. Passwort-Reset, Benachrichtigungen) nutzen wir Resend. Dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt an den Dienstleister übermittelt.

5.5 Push-Benachrichtigungen (iOS-App)

Für Push-Benachrichtigungen in der iOS-App nutzen wir den Apple Push Notification Service (APNs) von Apple Inc. (USA). Übermittelt werden dabei der Push-Token deines Geräts und der Nachrichteninhalt der Benachrichtigung.

5.6 Empfang von E-Mails

Für den Empfang eingehender E-Mails an info@vertretio.ch nutzen wir ImprovMX (Frankreich) als E-Mail-Weiterleitungsdienst. Eingehende Nachrichten werden an unser internes Postfach weitergeleitet. ImprovMX verarbeitet dabei Absender-Adresse, Betreff und Nachrichteninhalt.

6. Datenübermittlung ins Ausland

Aus den in Abschnitt 5 beschriebenen Diensten ergibt sich, dass in bestimmten Fällen Personendaten ins Ausland übermittelt werden, insbesondere in die USA (Anthropic, Apple, Resend) und nach Frankreich (ImprovMX). Der Bundesrat anerkennt die EU/EWR-Staaten als Länder mit angemessenem Datenschutzniveau. Für die USA gelten zusätzliche Schutzmassnahmen.

Wir stützen die Übermittlung auf folgende Schutzmassnahmen:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) der Europäischen Kommission mit Schweizer Anpassungen
• Technische Schutzmassnahmen (Verschlüsselung in Übertragung und Speicherung)
• Strikte Zugriffsbeschränkungen auf Datenbank-Ebene
• Vertragliche Verpflichtung der Anbieter zur Einhaltung des Datenschutzes

7. Cookies und lokale Speicherung

Vertretio verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung im Browser:

• Authentifizierungs-Token: Halten dich nach dem Login eingeloggt. Werden beim Logout oder nach Ablauf automatisch entfernt.
• Lokale Einstellungen: Z. B. ausgewählte Schule, gespeichert lokal in deinem Browser.

Wir setzen keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies, kein Google Analytics, kein Meta Pixel und keine vergleichbaren Analyse-Werkzeuge ein. Aus diesem Grund benötigen wir auch kein Cookie-Banner.

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Account-Daten von Lehrpersonen: Solange ein gültiger Schul-Vertrag besteht und die Lehrperson aktiv an der Schule tätig ist. Bei Austritt werden die Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
• Krankmeldungen und Vertretungen: Bis zum Ende des laufenden Schuljahres plus ein weiteres Jahr für statistische Auswertungen durch die Schule. Schul-Administrationen können mit der Semesterreset Funktion Abmeldungen, Vertretungen und Verfügbarkeiten vorzeitig löschen.
• Server-Logfiles: Maximal 30 Tage.
• Kontaktanfragen per E-Mail: Bis zur abgeschlossenen Bearbeitung, anschliessend gemäss gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Bei Beendigung des Vertrags mit einer Schule werden sämtliche Daten dieser Schule innerhalb von 90 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung sämtlicher Daten via HTTPS (TLS)
• Verschlüsselte Speicherung in der Datenbank
• Strikte Zugriffskontrolle auf Datenbank-Ebene mittels Row Level Security
• Multi-Tenant-Isolation: Jede Schule sieht ausschliesslich ihre eigenen Daten, technisch erzwungen durch Schul-Filter auf jeder Datenbankabfrage
• Rate-Limiting auf allen API-Endpunkten zum Schutz vor Missbrauch
• Sicheres Hashing von Passwörtern (keine Klartext-Speicherung)
• Schutz gegen Cross-Site-Scripting (XSS) und Injection-Angriffe
• Regelmässige Sicherheits-Updates der eingesetzten Software
• Vertragliche Verpflichtung aller Auftragsbearbeiter auf den Datenschutz

Trotz aller Sorgfalt kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet nicht garantiert werden. Jede Person trägt deshalb eine Mitverantwortung, insbesondere durch die Wahl eines starken Passworts und den vertraulichen Umgang mit den Login-Daten.

10. Deine Rechte

Nach dem revDSG stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht: Du kannst eine Kopie deiner bei uns gespeicherten Personendaten verlangen.
• Berichtigungsrecht: Du kannst verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert werden.
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Bearbeitung: In bestimmten Fällen kannst du verlangen, dass die Bearbeitung eingeschränkt wird.
• Datenübertragbarkeit: Du kannst deine Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht: Du kannst der Bearbeitung widersprechen, sofern keine überwiegenden Interessen unsererseits bestehen.
• Beschwerderecht: Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren: www.edoeb.admin.ch

Da Vertretio Daten von Lehrpersonen im Auftrag der jeweiligen Schule bearbeitet, richtest du Anfragen zu deinen Daten in der Regel zuerst an deine Schul-Administration. Anfragen, die uns direkt erreichen, leiten wir an die zuständige Schule weiter, sofern dies sinnvoll ist.

11. Bearbeitung von Schülerdaten

Vertretio ist eine Plattform für Lehrpersonen und Schul-Administrationen. Wir bearbeiten keine personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern. Klassennamen oder Kursbezeichnungen, die in Stundenplänen vorkommen (z. B. «3a», «Bb25»), sind keine Personendaten im Sinne des revDSG.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung deiner Personendaten erreichst du uns unter info@vertretio.ch. Wir bemühen uns, Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, insbesondere wenn sich die Datenbearbeitung, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Grundlagen ändern. Es gilt jeweils die aktuell auf vertretio.ch veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir unseren Nutzerinnen und Nutzern aktiv.