Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026, gilt für vertretio.ch und alle zugehörigen Anwendungen

Wir nehmen den Schutz deiner Personendaten ernst. Diese Erklärung informiert dich in klarer Sprache darüber, welche Daten wir bearbeiten, zu welchem Zweck, an wen wir sie gegebenenfalls weitergeben und welche Rechte du hast. Grundlage ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des revDSG ist:

Vertretio
Toygar Türkmen
8964 Rudolfstetten, Schweiz
Mail: info@vertretio.ch

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, die unsere Webseite unter vertretio.ch (inklusive schulspezifischer Subdomains) besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder die Vertretio Plattform nutzen. Wir unterscheiden dabei zwischen:

• Besuchende der Webseite, die sich ohne Anmeldung über unser Angebot informieren
• Lehrpersonen und weitere Schulangehörige, die als Nutzerinnen und Nutzer eines Schulkontos mit der Plattform arbeiten
• Schulleitungen und Schulverwaltungen, die als Vertragspartner einer Schule die Plattform für ihre Schule einrichten und betreiben
• Externe Stellvertretungen, die ohne eigenes Konto über einen Einladungslink eine Vertretung übernehmen

Die Verantwortung für Personendaten innerhalb eines Schulkontos (Stammdaten, Abwesenheitsmeldungen, Vertretungen, Dokumente) liegt bei der jeweiligen Schule als Verantwortlicher. Vertretio bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 revDSG, gestützt auf einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit der jeweiligen Schule.

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Beim Besuch der Webseite

Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch notwendige Daten automatisch erfasst und vorübergehend gespeichert:

• IP Adresse (gespeichert maximal 30 Tage)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Verweisende Webseite

Diese Daten sind erforderlich, um die Webseite auszuliefern und ihre Stabilität sowie Sicherheit zu gewährleisten.

3.2 Bei der Nutzung der Plattform

Wenn du als Lehrperson oder Schulverwaltung in Vertretio angemeldet bist, bearbeiten wir folgende Personendaten:

• Kontodaten: Mailadresse, verschlüsseltes Passwort, Vor und Nachname, Kürzel
• Berufliche Daten: Schule, Rolle (zum Beispiel Lehrperson, schulische Heilpädagogin, Springer, Assistenz), unterrichtete Fächer, Klassen, Räume, Stundenplanlektionen
• Verfügbarkeiten: Zeitfenster, in denen du als Stellvertretung einspringen kannst, sowie Einteilungen in Bereitschaftsplänen
• Abwesenheitsmeldungen: Datum, Zeitraum, betroffene Lektionen, Art der Abwesenheit (zum Beispiel Krankheit, Unfall, Weiterbildung, Beurlaubung, Mutterschaft oder Vaterschaft) sowie der Bearbeitungsstatus. Ein Krankheitsgrund oder eine Diagnose wird nicht erfasst.
• Vertretungszuteilungen: wer welche Lektion für wen übernimmt, mit Status (angefragt, bestätigt, abgelehnt, storniert) sowie ein optionaler Auftrag der abwesenden Person an die Stellvertretung
• Benachrichtigungseinstellungen: über welchen Kanal du informiert werden möchtest
• Push Kennung: optional, für Mitteilungen in der App

3.3 Arztzeugnisse und Pflichtdokumente

Dauert eine Abwesenheit länger als drei Tage, verlangen die meisten Schulen ein Arztzeugnis. Ist diese Funktion aktiviert, bearbeiten wir zusätzlich:

• Das Arztzeugnis selbst als hochgeladene Datei
• Weitere Pflichtdokumente bei Langzeitabwesenheiten, zum Beispiel kantonale Formulare oder Weiterbildungsbestätigungen
• Angaben zur Nachreichung: liegt noch kein Zeugnis vor, kann die betroffene Person angeben, weshalb es fehlt und bis wann sie es nachreicht

Ein Arztzeugnis ist ein Gesundheitsdatum und damit ein besonders schützenswertes Personendatum nach Art. 5 lit. c revDSG. Entsprechend gelten besondere Schutzmassnahmen:

• Verschlüsselung: Dokumente werden auf unserem Server verschlüsselt, bevor sie abgelegt werden. Im Speicher, in den Datenbankverweisen und in Sicherungskopien liegen ausschliesslich verschlüsselte Daten. Der Schlüssel wird getrennt davon verwahrt, nie in der Datenbank und nie im Programmcode.
• Zugriff: Ein Dokument wird nur beim berechtigten Abruf entschlüsselt, und nur durch eine Person der Schulleitung oder Schulverwaltung der eigenen Schule sowie durch die hochladende Person selbst. Stellvertretungen sehen weder das Dokument noch die Art der Abwesenheit. Die Systemverwaltung von Vertretio hat über die Anwendung keinen Zugriff auf Dokumentinhalte. Ein Zugriff auf technischer Ebene ist ausschliesslich im Rahmen von Wartung und Fehlerbehebung möglich, erfolgt nur durch die verantwortliche Stelle und wird protokolliert.
• Protokollierung: Jeder Abruf wird protokolliert (Zeitpunkt, abrufende Person, Dokument).
• Abruflinks sind 60 Sekunden gültig und an das konkrete Dokument gebunden.

3.4 Externe Stellvertretungen

Findet sich innerhalb der Schule keine Stellvertretung, kann die Schule eine Anfrage an einen von ihr bestimmten Personenkreis ausserhalb der Schule richten, etwa an bekannte Stellvertretungen. Übernimmt eine solche Person eine Lektion, bearbeiten wir:

• Name, Mailadresse und Telefonnummer
• Die übernommenen Lektionen mit Datum, Klasse und Fach

Diese Daten dienen dazu, die Person über den Einsatz zu informieren, die Schule zu benachrichtigen und die Person bei einem späteren Einsatz wiederzuerkennen, damit sie ihre Angaben nicht erneut erfassen muss. Externe Stellvertretungen erhalten kein Konto und sehen keine Daten der abwesenden Person ausser dem, was für den Einsatz nötig ist: Datum, Lektion, Klasse, Fach, Raum und ein allfälliger Auftrag.

3.5 Beim Stundenplan Import

Wenn eine Schulverwaltung Stundenpläne einliest, werden je nach Methode folgende Daten bearbeitet:

• Strukturierte Exporte aus dem Schulsystem: werden auf unseren Servern verarbeitet und in strukturierter Form übernommen. Die Originaldateien werden nach der Verarbeitung nicht langfristig gespeichert.
• PDF Stundenpläne mit automatischer Texterkennung: Die Datei wird zur Auswertung an einen spezialisierten Dienstleister ausserhalb der Schweiz übermittelt (siehe Abschnitt 5). Übermittelt werden dabei Namen und Kürzel von Lehrpersonen, Klassen, Fächer, Räume und Zeiten. Gesundheitsdaten oder Abwesenheitsmeldungen sind davon nie betroffen. Die Datei wird nach der Auswertung gelöscht.

Wir empfehlen Schulen, wenn möglich den direkten Import aus dem Schulsystem zu nutzen, da dabei keine Daten an externe Dienste übermittelt werden.

3.6 Bei der Kontaktaufnahme

Wenn du uns über das Kontaktformular oder per Mail erreichst, bearbeiten wir die von dir mitgeteilten Angaben (Name, Mailadresse, Inhalt der Nachricht) ausschliesslich zur Beantwortung deiner Anfrage. Zum Schutz vor automatisierten Anfragen setzen wir beim Formular einen Prüfmechanismus ein (siehe Abschnitt 5).

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Vertretio Plattform für Schulen
• Anmeldung und Authentifizierung
• Automatisierte Vermittlung von Stellvertretungen bei Abwesenheiten
• Verwaltung von Stundenplänen, Verfügbarkeiten, Bereitschaften und Abwesenheiten
• Versand von Anfragen, Zusagen, Absagen und Erinnerungen
• Verwaltung von Langzeitabwesenheiten und zugehörigen Pflichtdokumenten
• Nachweis und Auswertung erbrachter Stellvertretungen für die Schule
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit unserer Systeme
• Beantwortung von Anfragen und Support
• Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten

Eine Bearbeitung zu Werbezwecken oder eine Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken findet nicht statt.

5. Dienstleister und Empfänger

Für den Betrieb setzen wir spezialisierte Auftragsbearbeiter ein. Mit allen wurden die nach revDSG erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung geschlossen. Alle sind vertraglich verpflichtet, Daten ausschliesslich in unserem Auftrag zu bearbeiten und angemessene Schutzmassnahmen zu treffen. Schulen erhalten im Rahmen des Vertrags zur Auftragsbearbeitung eine namentliche Liste der eingesetzten Unterbeauftragten.

Wir setzen folgende Kategorien von Dienstleistern ein:

5.1 Datenbank und Authentifizierung

Sämtliche Anwendungsdaten sowie die Anmeldung werden bei einem spezialisierten Dienstleister mit Serverstandort in Zürich, Schweiz, gespeichert und verarbeitet. Der Zugriff ist durch strikte Berechtigungsregeln auf Datenbankebene abgesichert: Lehrpersonen sehen ausschliesslich ihre eigenen Daten, Schulverwaltungen ausschliesslich die Daten ihrer eigenen Schule.

5.2 Betrieb der Anwendung

Die Anwendung selbst wird bei einem spezialisierten Dienstleister mit Servern in der EU betrieben. Dabei fallen technische Verbindungsdaten an (IP Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), zur Auslieferung der Inhalte und zum Schutz vor Angriffen.

5.3 Versand von Mails

Für Mitteilungen wie Vertretungsanfragen, Bestätigungen und Passwortzurücksetzung nutzen wir einen spezialisierten Versanddienst mit Sitz ausserhalb der Schweiz. Übermittelt werden Empfängeradresse und Nachrichteninhalt.

5.4 Nachrichten an Schulgruppen

Sofern eine Schule diese Funktion nutzt, kann Vertretio Anfragen zusätzlich in eine bestehende, von der Schule verwaltete Gruppe eines Nachrichtendienstes senden. Die Gruppe selbst wird durch die Schule eingerichtet und verwaltet, nicht durch Vertretio. Für den technischen Versand setzen wir einen spezialisierten Dienstleister ein; Nachrichteninhalt und Empfängernummer werden dabei über dessen Infrastruktur sowie über die Infrastruktur des jeweiligen Nachrichtendienstes übertragen, teilweise mit Sitz in den USA. Die Schule ist dafür verantwortlich, die Mitglieder der Gruppe über deren Nutzung zu informieren und sicherzustellen, dass keine besonders schützenswerten Daten darin geteilt werden. Vertretio überträgt über diesen Weg keine Krankheitsgründe und keine Dokumente. Der Nachrichtendienst dient ausschliesslich als zusätzlicher Benachrichtigungskanal. Die eigentliche Bearbeitung von Abwesenheiten und Stellvertretungen findet ausschliesslich innerhalb von Vertretio statt.

5.5 Automatische Texterkennung

Für die optionale Auswertung von PDF Stundenplänen nutzen wir einen spezialisierten Dienst mit Sitz ausserhalb der Schweiz. Übermittelte Daten werden gemäss den vertraglichen Bedingungen nicht zum Training von Modellen verwendet und nach kurzer Zeit gelöscht.

5.6 Mitteilungen auf Mobilgeräten

Sofern eine Person Mitteilungen in der App aktiviert hat, wird zur Zustellung der Mitteilungsdienst des jeweiligen Geräteherstellers genutzt (bei Apple Geräten die Dienste von Apple Inc., USA). Übertragen werden eine Gerätekennung und der Inhalt der Mitteilung. Die sichtbare Mitteilung enthält keine Angaben zur Art der Abwesenheit.

5.7 Schutz vor automatisierten Anfragen

Auf Formularen unserer Webseite setzen wir einen Dienst zum Schutz vor Missbrauch ein. Dabei werden die IP Adresse und technische Merkmale des Browsers an den Anbieter mit Sitz in den USA übermittelt, um automatisierte Anfragen zu erkennen. Es findet keine Verhaltensanalyse und keine Profilbildung zu Werbezwecken statt.

5.8 Empfang von Mails

Eingehende Mails an unsere Kontaktadresse werden über einen Weiterleitungsdienst an unser Postfach übermittelt und dort gespeichert. Verarbeitet werden Absenderadresse, Betreff und Nachrichteninhalt.

6. Datenübermittlung ins Ausland

Aus den in Abschnitt 5 beschriebenen Diensten ergibt sich, dass in bestimmten Fällen Personendaten ins Ausland übermittelt werden, insbesondere in EU Staaten und in die USA. Der Bundesrat anerkennt die EU und EWR Staaten als Länder mit angemessenem Datenschutzniveau. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln sowie, soweit der jeweilige Anbieter selbstzertifiziert ist, auf das EU US Data Privacy Framework mit Schweizer Erweiterung.

Wir stützen die Übermittlung auf folgende Schutzmassnahmen:

• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit Schweizer Anpassungen
• EU US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter selbstzertifiziert ist
• Technische Schutzmassnahmen (Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung)
• Strikte Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene
• Vertragliche Verpflichtung der Anbieter zur Einhaltung des Datenschutzes

Nicht ins Ausland übermittelt werden: Arztzeugnisse und andere hochgeladene Dokumente, die Art einer Abwesenheit sowie sämtliche Angaben zur Nachreichung eines Zeugnisses. Diese Daten verbleiben ausschliesslich in der Schweiz.

7. Cookies und lokale Speicherung

Vertretio verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

• Anmeldung: Nach der Anmeldung wird eine Sitzung über ein Cookie aufrechterhalten, das für Skripte im Browser nicht auslesbar ist und nur an die eigene Schuladresse gesendet wird. Beim Abmelden oder nach Ablauf wird es entfernt.
• Anzeigeeinstellungen: Einzelne Anzeigeeinstellungen werden lokal im Browser gespeichert und nicht an uns übermittelt.

Wir setzen keine Tracking Cookies, keine Werbecookies, kein Google Analytics, kein Meta Pixel und keine vergleichbaren Analysewerkzeuge ein. Da wir keine nicht notwendigen Cookies und keine Tracking Technologien einsetzen, ist nach unserer Einschätzung kein Cookie Banner erforderlich.

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Kontodaten: solange ein gültiger Schulvertrag besteht und die Person an der Schule tätig ist. Bei Austritt werden die Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
• Abwesenheiten und Vertretungen: bis zum Ende des laufenden Schuljahres plus ein weiteres Jahr für Auswertungen durch die Schule. Schulverwaltungen können diese Daten mit der Rücksetzfunktion vorzeitig löschen.
• Arztzeugnisse und Pflichtdokumente: bis zum Ende des Schuljahres, in dem sie eingereicht wurden, anschliessend automatische Löschung. Die Schule kann ein Dokument jederzeit vorzeitig löschen. Wird ein Dokument ersetzt, gilt die Frist ab dem Ersatz.
• Daten externer Stellvertretungen: solange die Schule sie für die Wiedererkennung bei künftigen Einsätzen benötigt, längstens jedoch bis zum Ende des Vertrags mit der Schule. Auf Wunsch der betroffenen Person werden sie vorher gelöscht.
• Verbindungsdaten der Webseite: maximal 30 Tage.
• Kontaktanfragen: bis zur abgeschlossenen Bearbeitung, anschliessend gemäss gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Bei Beendigung des Vertrags mit einer Schule werden sämtliche Daten dieser Schule innerhalb von 90 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Dies umfasst auch hochgeladene Dokumente und Anmeldekonten.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung sämtlicher Daten über HTTPS
• Zusätzliche Verschlüsselung von Arztzeugnissen und Pflichtdokumenten vor der Speicherung, mit getrennt verwahrtem Schlüssel
• Strikte Zugriffsregeln auf Datenbankebene, die für jede Abfrage einzeln durchgesetzt werden
• Strikte Trennung der Daten verschiedener Schulen
• Sicheres Hashing von Passwörtern, keine Speicherung im Klartext
• Schutzmechanismen gegen automatisierten Missbrauch unserer Schnittstellen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, insbesondere des Abrufs von Dokumenten
• Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen und Aktualisierungen der eingesetzten Software
• Vertragliche Verpflichtung aller Auftragsbearbeiter auf den Datenschutz

Trotz aller Sorgfalt kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet nicht garantiert werden. Jede Person trägt deshalb eine Mitverantwortung, insbesondere durch die Wahl eines starken Passworts und den vertraulichen Umgang mit den Anmeldedaten.

10. Deine Rechte

Nach dem revDSG stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht: Du kannst eine Kopie der bei uns gespeicherten Personendaten verlangen.
• Berichtigungsrecht: Du kannst verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert werden.
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Bearbeitung: In bestimmten Fällen kannst du verlangen, dass die Bearbeitung eingeschränkt wird.
• Datenherausgabe: Du kannst deine Daten in einem gängigen elektronischen Format erhalten.
• Widerspruchsrecht: Du kannst der Bearbeitung widersprechen, sofern keine überwiegenden Interessen entgegenstehen.
• Beschwerderecht: Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragten beschweren: www.edoeb.admin.ch

Da Vertretio Daten im Auftrag der jeweiligen Schule bearbeitet, richtest du Anfragen zu deinen Daten in der Regel zuerst an deine Schulleitung oder Schulverwaltung. Anfragen, die uns direkt erreichen, leiten wir an die zuständige Schule weiter, sofern dies sinnvoll ist, und informieren dich darüber.

11. Keine Bearbeitung von Schülerdaten

Vertretio ist eine Plattform für Lehrpersonen und Schulverwaltungen. Wir bearbeiten keine Personendaten von Schülerinnen und Schülern. Klassenbezeichnungen, die in Stundenplänen vorkommen (zum Beispiel «3a»), sind keine Personendaten im Sinne des revDSG.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung deiner Personendaten erreichst du uns unter info@vertretio.ch. Wir bemühen uns, Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, insbesondere wenn sich die Datenbearbeitung, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Grundlagen ändern. Es gilt jeweils die aktuell auf vertretio.ch veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir den Schulen aktiv.