Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2026 · gilt für vertretio.ch und alle zugehörigen Anwendungen

Wir nehmen den Schutz deiner Personendaten ernst. Diese Erklärung informiert dich in klarer Sprache darüber, welche Daten wir bearbeiten, zu welchem Zweck, an wen wir sie gegebenenfalls weitergeben und welche Rechte du hast. Grundlage ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des revDSG ist:

Vertretio
Toygar Türkmen
8964 Rudolfstetten, Schweiz
Mail: info@vertretio.ch

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, die unsere Webseite unter vertretio.ch (inkl. schulspezifischer Subdomains) besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder die Vertretio Plattform nutzen. Wir unterscheiden dabei zwischen:

• Besuchende der Webseite, die sich ohne Login über unser Angebot informieren
• Lehrpersonen, die als Nutzerinnen und Nutzer eines Schul Accounts mit der Plattform arbeiten
• Schulverwaltungen, die als Vertragspartner einer Schule die Plattform für ihre Lehrpersonen einrichten

Die Verantwortung für Personendaten innerhalb eines Schul Accounts (Lehrpersonen Stammdaten, Krankmeldungen, Vertretungen) liegt bei der jeweiligen Schule als Verantwortlicher. Vertretio bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 revDSG.

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Beim Besuch der Webseite

Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch notwendige Daten automatisch erfasst und vorübergehend gespeichert:

• IP Adresse (gespeichert max. 30 Tage)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Verweisende Webseite (Referrer)

Diese Daten sind erforderlich, um die Webseite auszuliefern und ihre Stabilität sowie Sicherheit zu gewährleisten.

3.2 Bei der Nutzung der Plattform

Wenn du als Lehrperson oder Schulverwaltung in Vertretio eingeloggt bist, bearbeiten wir folgende Personendaten:

• Account Daten: Mailadresse, verschlüsseltes Passwort, Vor und Nachname, Lehrerkürzel
• Berufliche Daten: Schule, Rolle (Lehrperson, Springer, Assistenz), unterrichtete Fächer, Klassen, Räume, Stundenplan Lektionen
• Verfügbarkeiten: Zeitslots, in denen du als Vertretung einspringen kannst
• Krank und Abwesenheitsmeldungen: Datum, Zeitraum, betroffene Lektionen, Status (ohne medizinische Diagnose)
• Vertretungs Zuteilungen: Wer welche Lektion für wen übernimmt, mit Status (offen, akzeptiert, abgelehnt)
• Langzeitabwesenheiten: Beginn, Ende, Typ (z. B. Langzeitkrankheit, Mutterschaft oder Vaterschaft, Unfall, Weiterbildung, Beurlaubung), Pensum, optionale Nachricht an die Schulleitung
• Dokumente: Bei Langzeitabwesenheiten können Dokumente hochgeladen werden (z. B. Kantonsformulare, Stelleninserate). Diese werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
• Benachrichtigungs Einstellungen: Ob du per Mail über Vertretungsanfragen informiert werden möchtest
• Push Token: Optional, für Benachrichtigungen in der iOS App

3.3 Beim Stundenplan Import

Wenn eine Schulverwaltung Stundenpläne hochlädt, werden je nach gewählter Methode folgende Daten bearbeitet:

• Strukturierte Stundenplan Exporte aus dem Schul System: Werden auf unseren Servern verarbeitet und in strukturierter Form in die Datenbank übernommen. Die Originaldateien werden nach der Verarbeitung nicht langfristig gespeichert.
• PDF Stundenpläne (KI Analyse): PDFs werden zur Texterkennung an einen externen KI Dienstleister übermittelt (siehe Abschnitt 5). Die PDFs selbst werden nach der Analyse gelöscht.

Wir empfehlen Schulen, wenn möglich den direkten Import aus dem Schul System zu nutzen, da dabei keine Daten an externe KI Dienste übermittelt werden.

3.4 Bei der Kontaktaufnahme

Wenn du uns per Mail kontaktierst, bearbeiten wir die von dir mitgeteilten Angaben (Name, Mail, Inhalt der Nachricht) ausschliesslich zur Beantwortung deiner Anfrage.

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Vertretio Plattform für Schulen
• Authentifizierung von Lehrpersonen und Schulverwaltungen
• Automatisierte Vermittlung von Vertretungen bei Abwesenheiten
• Verwaltung von Stundenplänen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
• Versand von Benachrichtigungen bei Vertretungsanfragen (per Mail und Push)
• Verwaltung von Langzeitabwesenheiten und zugehörigen Dokumenten
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit unserer Systeme
• Beantwortung von Anfragen und Support
• Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten

Eine Bearbeitung zu Werbezwecken oder eine Weitergabe an Dritte zu Marketing Zwecken findet nicht statt.

5. Hosting und technische Dienstleister

Für den Betrieb unserer Plattform setzen wir spezialisierte Auftragsbearbeiter ein. Mit allen wurden die nach revDSG erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung geschlossen.

5.1 Webhosting

Unsere Webseite wird bei einem spezialisierten Hosting Dienstleister betrieben, dessen Server sich in der EU befinden. Dabei werden technische Verbindungsdaten wie IP Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite verarbeitet, zur Auslieferung der Inhalte und zum Schutz vor Angriffen. Der Dienstleister hat seinen Sitz ausserhalb der Schweiz, die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

5.2 Datenbank und Authentifizierung

Sämtliche Anwendungsdaten wie Lehrpersonen, Stundenpläne, Krankmeldungen und Vertretungen sowie die Authentifizierung werden bei einem spezialisierten Hosting Dienstleister mit Serverstandort in Zürich, Schweiz, gespeichert und verarbeitet. Der Zugriff ist durch strikte Berechtigungsregeln abgesichert: Lehrpersonen sehen ausschliesslich ihre eigenen Daten, Schulverwaltungen ausschliesslich die Daten ihrer eigenen Schule.

5.3 KI gestützte Stundenplan Analyse

Für die optionale Analyse von hochgeladenen PDF Stundenplänen nutzen wir einen spezialisierten Dienst zur automatischen Texterkennung mit Sitz ausserhalb der Schweiz. Übermittelte Daten werden gemäss den vertraglichen Bedingungen nicht zum Training von Modellen verwendet und nach kurzer Zeit gelöscht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

5.4 Versand von Mails

Für den Versand von Mails wie Passwort Reset und Benachrichtigungen nutzen wir einen spezialisierten Mail Versanddienst. Dabei werden die Empfänger Mailadresse und der Nachrichteninhalt an den Dienstleister übermittelt. Der Dienstleister hat seinen Sitz ausserhalb der Schweiz, die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

5.5 WhatsApp

Sofern eine Schule dies nutzt, sendet Vertretio Vertretungsanfragen und Schulbenachrichtigungen in eine bestehende, von der Schule verwaltete WhatsApp Gruppe. Die WhatsApp Gruppe selbst wird durch die Schule eingerichtet und verwaltet, nicht durch Vertretio. Beim Versand dieser Nachrichten werden die Nachrichteninhalte über die Infrastruktur der Meta Platforms Inc. (USA) übertragen. Die Verarbeitung der Daten innerhalb von WhatsApp unterliegt den Datenschutzbestimmungen von Meta. Der damit verbundene Datentransfer in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Meta ist zudem unter dem EU US Data Privacy Framework selbstzertifiziert. Die Schule ist dafür verantwortlich, die Mitglieder der WhatsApp Gruppe über deren Nutzung zu informieren.

5.6 Push Benachrichtigungen (iOS App)

Die iOS App kann Push Benachrichtigungen senden, etwa bei neuen Vertretungsanfragen. Ob Push Benachrichtigungen empfangen werden, entscheidet jede Lehrperson selbst und kann dies jederzeit in den Geräteeinstellungen ändern. Sofern die Funktion aktiviert ist, wird zur Zustellung der Benachrichtigungen ein Push Dienst von Apple Inc. (USA) genutzt. Dabei werden ein Geräte Token sowie der Inhalt der jeweiligen Benachrichtigung übertragen.

5.7 Empfang von Mails

Eingehende Mails an unsere Kontaktadresse werden über einen Mail Weiterleitungsdienst an unser Postfach weitergeleitet und dort gespeichert. Dabei werden Absender Adresse, Betreff und Nachrichteninhalt verarbeitet. Die beteiligten Dienstleister haben ihren Sitz teilweise ausserhalb der Schweiz, die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln beziehungsweise in Länder mit angemessenem Datenschutzniveau.

5.8 Kontaktformular

Das Kontaktformular auf vertretio.ch leitet Nachrichten über einen Formulardienst an unsere Mailadresse weiter. Übermittelt werden die im Formular eingetragenen Daten Name, Mailadresse und Nachricht. Der Dienstleister hat seinen Sitz ausserhalb der Schweiz, die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

6. Datenübermittlung ins Ausland

Aus den in Abschnitt 5 beschriebenen Diensten ergibt sich, dass in bestimmten Fällen Personendaten ins Ausland übermittelt werden, insbesondere in die USA und in EU Staaten. Der Bundesrat anerkennt die EU und EWR Staaten als Länder mit angemessenem Datenschutzniveau. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln sowie, soweit der jeweilige Anbieter selbstzertifiziert ist, auf das EU US Data Privacy Framework.

Wir stützen die Übermittlung auf folgende Schutzmassnahmen:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) der Europäischen Kommission mit Schweizer Anpassungen
• EU US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter selbstzertifiziert ist
• Technische Schutzmassnahmen (Verschlüsselung in Übertragung und Speicherung)
• Strikte Zugriffsbeschränkungen auf Datenbank Ebene
• Vertragliche Verpflichtung der Anbieter zur Einhaltung des Datenschutzes

7. Cookies und lokale Speicherung

Vertretio verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung im Browser:

• Authentifizierungs Token: Halten dich nach dem Login eingeloggt. Werden beim Logout oder nach Ablauf automatisch entfernt.
• Lokale Einstellungen: Z. B. ausgewählte Schule, gespeichert lokal in deinem Browser.

Wir setzen keine Tracking Cookies, keine Werbe Cookies, kein Google Analytics, kein Meta Pixel und keine vergleichbaren Analyse Werkzeuge ein. Aus diesem Grund benötigen wir auch kein Cookie Banner.

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Account Daten von Lehrpersonen: Solange ein gültiger Schul Vertrag besteht und die Lehrperson aktiv an der Schule tätig ist. Bei Austritt werden die Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
• Krankmeldungen und Vertretungen: Bis zum Ende des laufenden Schuljahres plus ein weiteres Jahr für statistische Auswertungen durch die Schule. Schulverwaltungen können mit der Semester Reset Funktion Abmeldungen, Vertretungen und Verfügbarkeiten vorzeitig löschen.
• Server Logfiles: Maximal 30 Tage.
• Kontaktanfragen per Mail: Bis zur abgeschlossenen Bearbeitung, anschliessend gemäss gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Bei Beendigung des Vertrags mit einer Schule werden sämtliche Daten dieser Schule innerhalb von 90 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung sämtlicher Daten via HTTPS (TLS)
• Verschlüsselte Speicherung in der Datenbank
• Strikte Zugriffsregeln auf Datenbank Ebene
• Strikte Trennung der Daten verschiedener Schulen
• Schutzmechanismen gegen automatisierten Missbrauch unserer Schnittstellen
• Sicheres Hashing von Passwörtern (keine Klartext Speicherung)
• Schutz vor verbreiteten Webangriffen
• Regelmässige Sicherheits Updates der eingesetzten Software
• Vertragliche Verpflichtung aller Auftragsbearbeiter auf den Datenschutz

Trotz aller Sorgfalt kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet nicht garantiert werden. Jede Person trägt deshalb eine Mitverantwortung, insbesondere durch die Wahl eines starken Passworts und den vertraulichen Umgang mit den Login Daten.

10. Deine Rechte

Nach dem revDSG stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht: Du kannst eine Kopie deiner bei uns gespeicherten Personendaten verlangen.
• Berichtigungsrecht: Du kannst verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert werden.
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Bearbeitung: In bestimmten Fällen kannst du verlangen, dass die Bearbeitung eingeschränkt wird.
• Datenübertragbarkeit: Du kannst deine Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht: Du kannst der Bearbeitung widersprechen, sofern keine überwiegenden Interessen unsererseits bestehen.
• Beschwerderecht: Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren: www.edoeb.admin.ch

Da Vertretio Daten von Lehrpersonen im Auftrag der jeweiligen Schule bearbeitet, richtest du Anfragen zu deinen Daten in der Regel zuerst an deine Schulverwaltung. Anfragen, die uns direkt erreichen, leiten wir an die zuständige Schule weiter, sofern dies sinnvoll ist.

11. Bearbeitung von Schülerdaten

Vertretio ist eine Plattform für Lehrpersonen und Schulverwaltungen. Wir bearbeiten keine personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern. Klassennamen oder Kursbezeichnungen, die in Stundenplänen vorkommen (z. B. «3a», «Bb25»), sind keine Personendaten im Sinne des revDSG.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung deiner Personendaten erreichst du uns unter info@vertretio.ch. Wir bemühen uns, Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, insbesondere wenn sich die Datenbearbeitung, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Grundlagen ändern. Es gilt jeweils die aktuell auf vertretio.ch veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir unseren Nutzerinnen und Nutzern aktiv.